Digital sortiert statt in Schubladen gesucht.

In orgaMAX Buchhaltung können Sie Belege ganz unkompliziert in das System einfügen – manuell oder automatisiert. Je nach Workflow stehen Ihnen dafür mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

• Drag & Drop: Ziehen Sie PDF-Dateien oder Bilder einfach in das dafür vorgesehene Feld im Bereich „Ausgaben“.
• Upload aus dem Dateisystem: Laden Sie Belege gezielt über den Datei-Upload hoch.
• Foto-Scan per App: Fotografieren Sie Ihre Belege mit der orgaMAX App – das Dokument wird automatisch übermittelt und im System hinterlegt.
• orgaMAX Postfach: Leiten Sie Eingangsrechnungen per E-Mail weiter – diese werden automatisch importiert und analysiert.

Nach dem Hochladen erkennt orgaMAX relevante Belegdaten automatisch und legt den Beleg als zu prüfende Ausgabe an. Sie können den Beleg anschließend direkt bearbeiten oder ihn zur späteren Prüfung vormerken.

orgaMAX Buchhaltung ist flexibel und unterstützt alle gängigen Formate für Eingangsbelege:

• PDF-Dateien
• Bildformate wie JPG, PNG oder TIFF
• E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD

Die hochgeladenen Dateien werden automatisch analysiert und in den Belegprozess integriert – unabhängig vom Format. Wichtig: Damit eine Datei verarbeitet werden kann, muss sie lesbar und nicht passwortgeschützt sein.

Jeder Beleg in orgaMAX Buchhaltung durchläuft einen strukturierten Bearbeitungsprozess. So behalten Sie stets den Überblick über den aktuellen Status Ihrer Ausgaben:

• In Analyse: Der Beleg wurde neu hochgeladen und wird vom System analysiert.
• Zu prüfen: Es fehlen noch Angaben oder eine manuelle Prüfung steht aus.
• Offen: Der Beleg ist vollständig, aber noch nicht bezahlt.
• Angewiesen: Die Zahlung wurde vorbereitet, aber noch nicht ausgeführt.
• Bezahlt: Die Ausgabe wurde vollständig beglichen.
• Teilweise bezahlt: Es wurden Teilzahlungen geleistet.
• Fällig / Überfällig: Der Zahlungstermin ist erreicht oder überschritten.

Diese Statusphasen helfen Ihnen dabei, offene Rechnungen rechtzeitig zu erkennen und Zahlungsläufe optimal zu steuern.

Auch wenn E-Rechnungen strukturierte, maschinenlesbare Daten enthalten, wird die Steuerkategorie aktuell nicht automatisch mitgeliefert. Der Grund: In vielen Rechnungsformaten fehlt diese Angabe oder sie ist nicht eindeutig standardisiert.

orgaMAX erkennt alle verfügbaren Inhalte zuverlässig – jedoch muss die passende Steuerkategorie derzeit manuell ergänzt werden, um eine korrekte buchhalterische Verarbeitung zu gewährleisten. Eine automatische Zuordnung ist in der Weiterentwicklung vorgesehen.

Ja, Rückerstattungen und Gutschriften lassen sich problemlos in orgaMAX Buchhaltung erfassen. Dafür nutzen Sie den Bereich „Sonstige Einnahmen“.

Beispiel: Sie haben Ware an einen Lieferanten zurückgeschickt und erhalten eine Gutschrift. Diese negative Eingangsrechnung wird über die sonstigen Einnahmen gebucht und im System korrekt dargestellt – inklusive Verknüpfung mit dem ursprünglichen Vorgang.

orgaMAX Buchhaltung ist Ihre zentrale Lösung für die Erfassung, Prüfung und Verarbeitung von Ausgaben, Einnahmen und E-Rechnungen – inklusive automatisierter Workflows.

orgaMAX Dokumente ergänzt diese Funktionen um eine umfassende, systemübergreifende Dokumentenablage. Damit können Sie nicht nur Belege, sondern auch Verträge, Schriftwechsel oder interne Dokumente sicher archivieren, mit Stichworten versehen und per Volltextsuche wiederfinden. Die beiden Lösungen arbeiten nahtlos zusammen.

Ihre Daten werden ausschließlich auf deutschen Servern und nach höchsten Sicherheitsstandards gespeichert. Die Rechenzentren unterliegen strengen Datenschutzrichtlinien und bieten modernste Verschlüsselungstechnologien sowie regelmäßige Backups. So sind Ihre Buchhaltungsdaten und Dokumente jederzeit sicher und zuverlässig geschützt.