Das smarte Dokumentenmanagement für effiziente Abläufe

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software, die Unternehmen dabei unterstützt, elektronische Dokumente zentral zu erfassen, zu verwalten, zu speichern und effizient zu organisieren. Es hilft, papierbasierte Arbeitsprozesse zu digitalisieren und die Verwaltung von Dateien wie Rechnungen, Verträgen und viel mehr. Ein DMS sorgt für rechtssichere Archivierung und unterstützt die Einhaltung von Vorschriften wie der DSGVO. Moderne DMS-Lösungen bieten Funktionen wie das direkte Scannen und Ablegen von Dokumenten per App, eine intelligente Texterkennung zur schnellen Suche sowie effiziente Signierungsprozesse für digitale Unterschriften.

• Sie starten in die Selbständigkeit, möchten sich den Ärger mit dem Finanzamt sparen und die 10-jährige Aufbewahrungsfrist steuerlich relevanter Unterlagen einhalten?
• Ihr Unternehmen ist erfolgreich gestartet und allmählich verlieren Sie den Überblick über all Ihre Belege & Dokumente?
• Sie übergeben Ihre Unterlagen noch in einem Pappkarton an Ihre Steuerberatung?

Dann ist orgaMAX Dokumente die richtige Lösung für Sie!

Mit orgaMAX Dokumente haben Sie alle Ihre Belege & Dokumente digital in einer Anwendung. In unter 30 Sekunden mit der App gescannt und in orgaMAX Dokumente angelegt, hat das Dokumentenchaos sofort ein Ende.
Dank der intelligenten Suchfunktion finden Sie Dokumente im Handumdrehen wieder - und können diese bequem über die DATEV-Schnittstelle an Ihren Steuerberater weitergeben. So haben Sie endlich wieder Zeit für das, was wirklich wichtig ist: Ihr Business.

Doch das ist noch nicht alles! Ihr Unternehmen wächst? orgaMAX wächst mit!

Kombinieren Sie einfach Ihr digitales Dokumentenmanagement mit unseren smarten Lösungen für ERP, Buchhaltung und Personal - für maximale Effizienz und den vollen Fokus auf Ihren Unternehmenserfolg.

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Mit orgaMAX Dokumente tauchen Sie in die Welt des effizienten Dokumentenmanagements ein. Lange Dokumentensuche in Ordnern oder auf dem Rechner gehören somit der Vergangenheit an. 

• Die smarte App macht alles viel leichter: Einfach Dokument einscannen, mit wenigen Klicks anlegen und jederzeit in der orgaMAX App oder auf dem Rechner zur Hand haben.
• Schluss mit endloser Dokumentensuche: Mithilfe der intelligenten Texterkennung, der Sortierung nach Ihren Wünschen oder über die zahlreichen Filter-Optionen finden Sie Dokumente in Sekunden wieder.
• Zusammenarbeit mit dem Steuerberater effizienter denn je: Dank der Schnittstelle zu DATEV-Cloud-Services übermitteln Sie alle steuerrelevanten Belege sofort aus der Anwendung. Und durch vordefinierte Zugriffsrechte kann der Steuerberater Belege fix selbst finden.

Doch das ist noch nicht alles: In orgaMAX Dokumente können Sie Signierungen mit wenigen Klicks anfordern und durch den schnellen Überblick zu Ihren offenen & bereits erledigten Aufgaben Ihren Workflow optimieren. Damit Sie Zeit für das haben, was wirklich wichtig ist: Ihr Business. 

Ihre Datensicherheit liegt uns am Herzen. Deshalb werden Ihre Daten bei orgaMAX auf mehrfach geschützten Servern in Deutschland gesichert.
Durch doppelte oder mehrfache Vorhaltung aller Komponenten, wie Datensicherung und Spiegelung der Hardware, bieten wir hohe Sicherheit- und Verfügbarkeitsstandards für Ihre Daten.
Dabei setzen wir an unseren Serverstandorten auf besonders geschützte Rechenzentrumsabschnitte in getrennten Brandabschnitten und Gebäuden.

Ihre Testphase wird nach 14 Tagen automatisch beendet. Sie müssen hierfür keine Kündigung aussprechen. Zum Testen melden sich einfach mit Ihrer E-Mail-Adresse an und schon sind sie startklar.

Sie haben nach Beendigung der Testphase die Möglichkeit, orgaMAX Dokumente weiterhin uneingeschränkt zu nutzen, indem Sie eines unserer kostenpflichtigen Pakete buchen. Ihre Einstellungen und hochgeladenen Dokumente bleiben dabei vollständig im DMS erhalten, sodass Sie nahtlos weiterarbeiten können. Unser Team steht Ihnen auch nach der Testphase für alle Fragen zur Verfügung.

Bei orgaMAX finden Sie den Vertrag, der zu Ihrem Business passt. Wählen Sie eines unserer drei Pakete in der jährlichen oder monatlichen Vertragslaufzeit:

• Paket S für Gründer & Soloselbstständige, 50 Dokumente pro Monat
• Paket M für kleine Teams & Betriebe, 250 Dokumente pro Monat
• Paket L für größere Teams & Mittelstand, 500 Dokumente pro Monat

Ja! Das Umsatzsteuergesetz (UstG § 14b) verpflichtet alle Unternehmen, ihre Rechnungen, Belege und steuerlich relevanten Unterlagen 10 Jahre lang aufzubewahren. Größe oder Rechtsform der Firma spielen dabei keine Rolle – auch alle, die selbstständig oder freiberuflich arbeiten, sind an die Aufbewahrungsfrist gebunden.

_{Quelle: Bundesfinanzministerium}

Wenn Sie steuerlich relevante Unterlagen aufbewahren, sind Sie verpflichtet, sich auch an folgende Vorschrift zu halten: Die Dokumente müssen sicher, nachvollziehbar in ihrer ursprünglichen Form verwahrt werden. Nachträgliche Veränderungen sind verboten – auch das Übertragen und Aufbewahren der Daten in Dateien wie Word oder Excel.

_{Quelle: Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik}

Mit seinen Funktionen und automatischen Prozessen unterstützt Sie das Dokumentenmanagementsystem von orgaMAX bei der Einhaltung der Aufbewahrungspflicht.