ZUGFeRD kombiniert PDF und XML-Datei

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Entwickelt wurde der Standard, um den Austausch von elektronischen Rechnungen zwischen Unternehmen, Behörden und Softwarelösungen zu vereinfachen. Das Besondere: Eine Rechnung im ZUGFeRD-Format enthält gleichzeitig

• eine PDF-Datei für die direkte Ansicht und
• eine XML-Datei mit den strukturierten Rechnungsdaten für die automatische Verarbeitung.

Damit entfällt das mühsame Abtippen oder manuelle Prüfen von Rechnungsinhalten – ein großer Vorteil für Unternehmen, die ihre Buchhaltung digitalisieren.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen im B2B‑Bereich elektronische Rechnungen in maschinenlesbarem Format empfangen und verarbeiten können – ohne Ausnahme für einfache PDFs.

• Ausnahmen gelten nur für:
  • Rechnungen bis 250 € (Kleinbetragsrechnungen)
  • Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
  • Auslandsrechnungen
  • bestimmte steuerfreie Umsätze
  • Fahrausweise
• Fristen im Überblick:
  • Ab 2025: Pflicht zum Empfang von E‑Rechnungen.
  • Ab 2027: Papier‑ und PDF‑Rechnungen nur mit Zustimmung des Empfängers und bei bestimmten Umsatzgrenzen (z. B. unter 800 000 €) zulässig
  • Ab 2028: E‑Rechnungspflicht erstreckt sich auch auf das Ausstellen elektronischer Rechnungen, auch bei Kleinbetragsrechnungen

ZUGFeRD ist eines der Formate, die diese Anforderungen direkt erfüllen: Es entspricht der EN 16931 und ist somit auch offiziell als E‑Rechnung akzeptiert.

ZUGFeRD und XRechnung sind die beiden in Deutschland etablierten Standards für elektronische Rechnungen. Beide erfüllen die Anforderungen der EU-Norm EN 16931, unterscheiden sich aber in Aufbau, Handhabung und typischen Einsatzbereichen. Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede:

Für kleine und mittlere Unternehmen ist ZUGFeRD häufig die erste Wahl, weil es die gewohnten PDF-Rechnungen mit den rechtlich erforderlichen XML-Daten kombiniert. Wer jedoch Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellt, kommt an der XRechnung nicht vorbei.

Ein Beispiel aus der Praxis verdeutlicht die Vorteile: Ein Freiberufler erstellt eine Rechnung als ZUGFeRD-Dokument und schickt sie an ein Unternehmen. Dort öffnet eine Mitarbeiterin die PDF wie gewohnt, während die Buchhaltungssoftware automatisch:

• Rechnungsnummer
• Rechnungsbetrag
• Steuern
• Zahlungsziel

aus der XML-Datei ausliest und verarbeitet. So entsteht:

• Keine manuelle Eingabe, weniger Fehler.
• Schnellere Verarbeitung, unmittelbare Weitergabe im System.
• Dokumentenarchivierung inklusive maschinenlesbarer Struktur.

ZUGFeRD bringt zahlreiche Vorteile für KMU, Selbstständige, FreiberuflerInnen und Auszubildende:

• Automatisierung: Weniger Aufwand bei der Erfassung und Verarbeitung.
• Fehlerminimierung: Kein Abtippen oder Zahlendreher.
• Gesetzeskonform: Entspricht ab 2025 der E‑Rechnungspflicht.
• Zukunftsfähig: Bereits jetzt formal richtig aufgestellt.
• Flexibilität: Hybrid – lesbar für Menschen, nutzbar für Maschinen.

Diese Vorteile unterstützen Unternehmen dabei, effizienter, sicherer und moderner zu agieren – gerade in einem Umfeld mit wachsendem Digitalisierungsdruck.

Vor dem Einsatz auftretende Herausforderungen sollten rechtzeitig erkannt werden:

• Verwechslung mit reinen PDF‑Rechnungen: Nur strukturierte Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung gelten seit 2025 als E‑Rechnung .
• Falsche Formatversion: ZUGFeRD hat mehrere Versionen (z. B. 2.0.1, 2.1); nur solche, die die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sind gültig.
• Unvollständige Inhalte: Fehlende Pflichtangaben (z. B. Steuernummer) können zur Ablehnung führen.
• Fristen im Blick behalten: Empfangspflicht ab 2025, Versandpflicht ab 2027/2028.
• Nicht jeder Empfänger akzeptiert ZUGFeRD ohne Zustimmung – vor allem in Übergangsfristen.

Fehler können zu verspäteten Zahlungen, Rückfragen oder sogar Bußgeldern führen – oder zu Verzögerungen in Prozessketten.

orgaMAX Buchhaltung unterstützt Unternehmen dabei, die gesetzlichen Vorgaben der E-Rechnungspflicht zu erfüllen. Mit der Software lassen sich Rechnungen sowohl im ZUGFeRD- als auch im XRechnung-Format erstellen, einlesen und verarbeiten. Selbst Rechnungen, die klassisch als PDF versendet werden, enthalten automatisch die erforderlichen XML-Daten und entsprechen damit dem ZUGFeRD-Standard. Jetzt kostenlos testen.

ZUGFeRD ist weit mehr als nur ein technischer Rechnungsstandard. Es steht für einen entscheidenden Schritt hin zu einer durchgängig digitalen, effizienten und sicheren Buchhaltung. Durch die Kombination von PDF und XML verbindet ZUGFeRD zwei Welten: die menschliche Lesbarkeit und die maschinelle Verarbeitbarkeit. Damit eignet es sich perfekt als Brücke in die Zeit der E-Rechnungspflicht, die seit 2025 für alle Unternehmen Realität ist.