Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG richtet sich an UnternehmerInnen, die bestimmte Umsatzgrenzen nicht überschreiten. Wer sie in Anspruch nimmt, gilt steuerlich trotzdem als UnternehmerIn – ist aber von der Pflicht befreit, Umsatzsteuer auf Rechnungen auszuweisen und ans Finanzamt abzuführen.

Wichtige Änderungen seit dem 1. Januar 2025:

• Die Umsatzgrenzen werden nun netto bemessen (ohne Umsatzsteuer).

• Der Kleinunternehmerstatus ist EU-weit nutzbar.

• Es gibt eine eigene Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (KU-IdNr.), die vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben wird.

• KleinunternehmerInnen sind formal von der Umsatzsteuer befreit (Steuerbefreiung).

Die Regelung greift ab 2025, wenn:

• der Umsatz im Vorjahr nicht mehr als 25.000 Euro netto betrug

• und der Umsatz im laufenden Jahr nicht über 100.000 Euro netto liegt

Die Umsatzgrenzen beziehen sich auf den Gesamtumsatz inklusive aller steuerpflichtigen und steuerfreien Umsätze. Umsätze aus bestimmten Bereichen (z. B. Heilbehandlungen, umsatzsteuerfreie Vermietungen) werden nicht mitgerechnet.

Wichtig: Wird die Grenze im laufenden Jahr überschritten, tritt sofort Umsatzsteuerpflicht ein – allerdings nur für die Umsätze ab diesem Zeitpunkt. Die vorangehenden Umsätze bleiben steuerfrei.

Die Kleinunternehmerregelung ist in § 19 UStG geregelt und wird durch § 19a UStG ergänzt. Die Durchführungsbestimmungen finden sich u. a. in § 34 UStDV. Eine wesentliche Neuerung ist, dass die Regelung seit 2025 formal eine Steuerbefreiung darstellt. Ein Vorsteuerabzug ist nach wie vor ausgeschlossen.

In der Praxis beeinflusst die Regelung vor allem die Rechnungsstellung und die Buchhaltung.

Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt:

• stellt Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus
• weist auf der Rechnung auf die Inanspruchnahme der Regelung hin (gesetzlich vorgeschriebener Hinweis)
• muss keine Umsatzsteuervoranmeldungen und keine Umsatzsteuerjahreserklärung abgeben (in den meisten Fällen)

Dafür muss aber auch auf den Vorsteuerabzug verzichtet werden – das bedeutet: Beim Einkauf dürfen keine gezahlten Umsatzsteuerbeträge vom Finanzamt zurückgeholt werden.

Anna ist Grafikdesignerin und macht sich 2025 selbstständig. Sie erwartet im ersten Jahr einen Umsatz von 18.000 Euro. Da sie unter der Umsatzgrenze bleibt, entscheidet sie sich für die Kleinunternehmerregelung.

Ihre Rechnungen sehen folgendermaßen aus:

• Leistung: Gestaltung eines Logos

• Nettopreis: 500,00 Euro

• Hinweis: „Rechnung ohne Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG“

Ihre KundInnen zahlen den genannten Betrag ohne zusätzliche Steuer. Anna muss keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, kann aber auch keine Vorsteuer für ihren neuen Laptop abziehen.

Die Kleinunternehmerregelung kann GründerInnen und kleinen Unternehmen den Einstieg deutlich erleichtern. Der Verzicht auf die Umsatzsteuer bringt eine Reihe von Vorteilen:

• Geringerer Verwaltungsaufwand:
  Keine Umsatzsteuervoranmeldungen, keine gesonderte USt-Erklärung – das spart Zeit und Nerven.
• Einfachere Rechnungsstellung:
  Ohne Steuerberechnung und -ausweisung wird die Erstellung von Rechnungen unkomplizierter.
• Liquiditätsvorteile für KundInnen:
  Private und kleinere gewerbliche KundInnen profitieren davon, dass keine Umsatzsteuer zusätzlich gezahlt werden muss.
• Keine Bindung an eine Steuerberatung:
  Viele KleinunternehmerInnen können ihre Buchhaltung eigenständig erledigen – ideal für den Start in die Selbstständigkeit.

Diese Vorteile sind besonders attraktiv für:

• FreiberuflerInnen in der Kreativbranche
• Solo-Selbstständige im Dienstleistungsbereich
• Nebenberuflich tätige UnternehmerInnen
• GründerInnen mit geringen Investitionskosten

Trotz der Erleichterung birgt die Kleinunternehmerregelung auch Fallstricke:

• Kein Vorsteuerabzug: Höhere Ausgaben, z. B. für Büroausstattung, können nicht steuerlich geltend gemacht werden.

• Wettbewerbsnachteile bei B2B-Kundschaft: GeschäftskundInnen bevorzugen oft Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer.

• Umsatzüberwachung: Ab 2025 ist die Grenze im laufenden Jahr strikt einzuhalten. Ein Überschreiten führt sofort zur Umsatzsteuerpflicht.

• Bindung an Entscheidungen: Wer freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, ist mindestens fünf Jahre an die Regelbesteuerung gebunden.

Wer die Umsatzgrenzen überschreitet oder freiwillig zur Regelbesteuerung wechselt, muss künftig Umsatzsteuer ausweisen – mit allen Pflichten wie:

• Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung

• Vorsteuerabzug bei geschäftlichen Anschaffungen

• angepasste Rechnungsstellung

Die freiwillige Option zur Umsatzsteuerpflicht kann bis Ende Februar des übernächsten Jahres erklärt werden (z. B. bis Ende Februar 2027 für das Jahr 2025).

Bei der Kleinunternehmerregelung ist eine korrekte Rechnungsstellung besonders wichtig. Folgende Angaben sind vorgeschrieben:

• Vollständiger Name und Anschrift von LeistungserbringerIn und LeistungsempfängerIn

• Ausstellungsdatum der Rechnung

• fortlaufende Rechnungsnummer

• Beschreibung der Leistung

• Entgelt (Nettobetrag)

• Hinweis: „Rechnung ohne Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG“

Ein Beispiel und weitere Informationen finden sich im Beitrag zur Kleinunternehmer-Rechnung.

Im Rahmen der seit dem 1. Januar 2025 geltenden E-Rechnungspflicht für B2B-Geschäfte gilt für KleinunternehmerInnen eine Besonderheit: Sie müssen in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können, sind jedoch nicht verpflichtet, selbst E-Rechnungen zu versenden.
Dennoch kann es sinnvoll sein, sich mit den technischen Voraussetzungen vertraut zu machen – vor allem, wenn mittelfristig ein Wechsel zur Regelbesteuerung geplant ist. Mehr zur Regelung und den Vorteilen, auch als Kleinunternehmer E-Rechnungen auszustellen, lesen Sie in unserem Beitrag zur E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Mit einem Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer wie orgaMAX Buchhaltung behalten NutzerInnen ihre Umsätze, Fristen und Steuerpflichten jederzeit im Blick. Die Software ist besonders für KleinunternehmerInnen konzipiert und bietet konkrete Funktionen zur Umsetzung der Regelung:

Vorteile der Nutzung von orgaMAX Buchhaltung:

• Einfache Rechnungserstellung: Rechnungen & Angebote sind in wenigen Klicks mit individuellem Firmenlogo und -design erstellt.
• Umsatzüberwachung: orgaMAX zeigt auf tägliche Einnahmen & Ausgaben übersichtlich an. 
• Einfache Steuererklärung: Per Steuerberaterzugang oder ELSTER-Schnittstelle wird die Steuererklärung zum Kinderspiel.
• Schneller Start: Ideal für GründerInnen, die direkt loslegen wollen – auch ohne Vorkenntnisse.

NutzerInnen können die Software kostenlos testen und sich selbst überzeugen, wie einfach Buchhaltung mit orgaMAX sein kann.

Die Kleinunternehmerregelung ist ideal für GründerInnen und Selbstständige, die mit überschaubarem Umsatz starten und keine großen Investitionen tätigen. Sie bietet steuerliche Erleichterungen, reduziert den Verwaltungsaufwand und ermöglicht einen unkomplizierten Einstieg.

Wer allerdings auf Vorsteuerabzug angewiesen ist oder schnell wächst, sollte die Regelung kritisch prüfen. Mit einer passenden Software wie orgaMAX gelingt der Einstieg sicher – und der Überblick bleibt auch bei wachsenden Anforderungen erhalten.