E-Rechnung empfangen und versenden

Je nach Anwendungsfall kommen verschiedene Formate zum Einsatz. Die wichtigsten sind:

• XRechnung: verpflichtend für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung
• ZUGFeRD: ein hybrides Format, das maschinen- und menschenlesbar ist

Das Ziel der E-Rechnung besteht darin, Medienbrüche zu vermeiden, manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren und Fehlerquellen konsequent zu minimieren. Statt Rechnungsdaten händisch aus einer PDF abzutippen oder Belege auszudrucken und einzuscannen, können strukturierte E-Rechnungen direkt von der Buchhaltungssoftware gelesen und verarbeitet werden. Das spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern sorgt auch für einen reibungsloseren und zuverlässigeren Ablauf im gesamten Rechnungswesen.

Die gesetzliche Grundlage zur E-Rechnungspflicht findet sich im § 16 des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Mit dem Wachstumschancengesetz wird die E-Rechnung im B2B-Bereich (Business-to-Business) schrittweise zur Pflicht. Ziel ist es, den digitalen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen zu vereinheitlichen, zu automatisieren und transparenter zu gestalten.

Seit dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen mit Sitz in Deutschland grundsätzlich verpflichtet, strukturierte elektronische Rechnungen empfangen zu können – unabhängig von ihrer Unternehmensgröße oder Branche. Dazu zählen auch KleinunternehmerInnen (mehr dazu im Artikel zur E-Rechnung für Kleinunternehmer).

Die wichtigsten Eckpunkte im Überblick:

• Srukturierte E-Rechnungen (z. B. im Format ZUGFeRD oder XRechnung) müssen empfangen und elektronisch archiviert werden.
• Klassische Papier- oder PDF-Rechnungen sind nur noch mit Zustimmung des Rechnungsempfängers zulässig.
•  Die Archivierung muss GoBD-konform, also revisionssicher und unveränderbar erfolgen.

Doch damit nicht genug – der Gesetzgeber setzt auf eine stufenweise Einführung der E-Rechnungspflicht, um Unternehmen ausreichend Zeit zur Umstellung zu geben.

Damit der Umstieg für alle Beteiligten machbar bleibt, hat der Gesetzgeber einen gestaffelten Fahrplan beschlossen. Die Anforderungen nehmen in mehreren Etappen zu:

Diese Übergangsregelung soll sicherstellen, dass sich auch kleinere Betriebe Schritt für Schritt an die neuen Prozesse gewöhnen können – ohne ihren Arbeitsalltag von heute auf morgen vollständig umstellen zu müssen.

Die Einführung der E-Rechnung bringt für viele Unternehmen eine Umstellung mit sich. Ein einfaches Beispiel zeigt, wie sie funktioniert:

1. Rechnungserstellung: Die Daten (z. B. KundIn, Betrag, Steuersatz) werden wie gewohnt in einer Buchhaltungs- oder ERP-Software eingegeben.
2. Formatwahl: Statt einer PDF wählen Sie das Format XRechnung oder ZUGFeRD.
3. Versand: Die E-Rechnung wird digital an den/die EmpfängerIn übermittelt – z. B. per E-Mail, Peppol oder Upload.
4. Verarbeitung: Die empfangende Software liest die strukturierte Datei automatisiert aus und überträgt die Daten in die Buchhaltung.
5. Archivierung: Die Datei wird GoBD-konform gespeichert.

Ein ausführliches Beispiel mit Einblick ins Format finden Sie hier: Beispiel für eine E-Rechnung.

Wer sich frühzeitig mit dem Thema beschäftigt, profitiert gleich mehrfach. Denn E-Rechnungen bringen klare Vorteile gegenüber klassischen Formaten – nicht nur bei der Einhaltung der neuen Pflicht.

Das sind die wichtigsten Vorteile:

• Automatisierung: E-Rechnungen lassen sich ohne manuelle Dateneingabe verarbeiten
• Zeitersparnis: Rechnungen werden schneller erstellt, versendet und gebucht
• Kostenreduktion: Weniger Papier, Porto, Druck- und Archivkosten
• Fehlervermeidung: Daten werden direkt übernommen, ohne Tippfehler
• Nachhaltigkeit: Digitaler Rechnungsversand spart Ressourcen
• Schnellere Zahlungen: Durch automatisierte Verarbeitung und Früherkennung von Fristen

Diese Vorteile wirken sich insbesondere bei wachsenden Rechnungsvolumina aus. Aber auch für kleinere Betriebe oder FreiberuflerInnen rechnet sich die Umstellung langfristig.

Eine Übersicht zur schrittweisen Einführung bietet Ihnen unsere kompakte Checkliste E-Rechnung.

Mit orgaMAX ERP oder orgaMAX Buchhaltung lassen sich E-Rechnungen nahtlos in den Arbeitsalltag integrieren. Die Software unterstützt NutzerInnen auf mehreren Ebenen:

orgaMAX hilft Ihnen bei der E-Rechnung, indem es Folgendes bietet:

• Rechnungen im gewohnten Ablauf erstellen und mit nur wenigen Klicks ins gesetzeskonforme Format (XRechnung oder ZUGFeRD) umwandeln
• Eingehende E-Rechnungen kinderleicht auslesen und verbuchen – ohne manuelles Abtippen

Dadurch sparen NutzerInnen nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern vermeiden auch rechtliche Stolperfallen. Die einfache Bedienung macht den Einstieg leicht – auch für kleinere Unternehmen, FreiberuflerInnen oder Kanzleien.

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