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Vertragsverwaltung
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Verträge einfach erstellen, verwalten, abrechnen
Vertragsverwaltung

Verträge einfach erstellen, verwalten, abrechnen

Ein neuer Vertrag wird geschlossen, die Frist läuft – und wird im Trubel des Alltags übersehen. Die Rechnung bleibt liegen, die Verlängerung läuft automatisch weiter. Solche Versäumnisse sind ärgerlich, gerade in kleinen und mittleren Unternehmen, wo viele Aufgaben parallel laufen. Das Add-on „Vertragsverwaltung“ für orgaMAX ERP sorgt dafür, dass genau das nicht passiert.  

  • Schneller zum Vertrag: Mit Vorlagen und Textbausteinen erstellen Sie Verträge im Handumdrehen.  

  • Nichts mehr vergessen: Behalten Sie alle Fristen, Laufzeiten und Verlängerungen im Blick.  

  • Rechnung? Schon erledigt: Erzeugen Sie fällige Rechnungen automatisch direkt aus dem Vertrag heraus. 

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Alles drin, alles dran: Verträge so individuell wie Ihr Unternehmen

Alles drin, alles dran: Verträge so individuell wie Ihr Unternehmen

Alles drin, alles dran: Verträge so individuell wie Ihr Unternehmen 

Verträge anlegen dauert oft länger als nötig, besonders wenn jedes Detail neu geschrieben werden muss. orgaMAX ERP bringt Struktur in Ihre Vertragserstellung. Laufzeiten, Start- und Enddaten, Kündigungsfristen und Intervallregelungen – alles ist sofort festgelegt und übersichtlich dokumentiert. 

  • Textbausteine nutzen: Legen Sie wiederkehrende Inhalte einmal anlegen und verwenden sie beliebig oft wieder.

  • Verträge individuell gestalten: Fügen Sie eigene Felder für spezielle Vertragsinfos einfach hinzu.

  • Kunden direkt einbinden: Übernehmen Sie bestehende KundInnen oder legen neue direkt im Vertrag an.  
     

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Fristenmanagement, auf das Verlass ist

Fristenmanagement, auf das Verlass ist

Verpasste Kündigungen, unnötige Verlängerungen, veraltete Verträge – das kostet Geld. Die Vertragsverwaltung in orgaMAX erinnert automatisch an wichtige Termine. Ob Kündigungsfrist, Verlängerung bei Nichtkündigung oder Vertragslaufzeit: Alle Fristen werden automatisch berechnet und übersichtlich angezeigt. 

  • Automatische Verlängerung steuern: Verträge enden oder verlängern sich nach Ihren Vorgaben. 

  • Kündigungen dokumentieren: Vermerken Sie eingehende Kündigungen direkt im System. 

  • Frühzeitig informiert, rechtzeitig gehandelt: Berechnen Sie den Kündigungsstichtag automatisch. 

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Vertrag erstellt, Rechnung erledigt – alles in einem System

Vertrag erstellt, Rechnung erledigt – alles in einem System

Mit orgaMAX ERP brauchen Sie keine doppelte Pflege mehr: Verträge und Abrechnung laufen in einem System. Einmal erstellt, erzeugen Sie mit wenigen Klicks eine oder alle fälligen Rechnungen direkt aus dem Vertrag. Das spart Zeit und minimiert Fehlerquellen. 

  • Rechnung mit einem Klick: Berechnen Sie fällige Beträge direkt aus dem Vertrag. 

  • Wiederkehrende Leistungen einfach planen: Automatisieren Sie regelmäßige Abrechnungen.  

  • Keine doppelte Datenpflege, keine Systembrüche: Sie finden alle Daten zu Vertrag und Abrechnung an einem Ort. 

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Fragen und Antworten

Häufige Fragen

Das Add-on richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen, die regelmäßig wiederkehrende oder individuelle Verträge verwalten – sei es mit KundInnen, LieferantInnen oder Geschäftspartnern. Besonders geeignet ist es für Dienstleister, Agenturen, Handwerksbetriebe, IT-Firmen und alle, die wiederkehrende Leistungen abrechnen. 

Durch die einfache Erstellung, automatische Abrechnung und integrierte Fristenüberwachung profitieren vor allem Teams mit begrenzten Ressourcen. Die Vertragsverwaltung schafft Klarheit im Arbeitsalltag, ganz ohne zusätzliches Personal oder externe Tools. 

Im Vertragsmodul können Sie bei der Vertragserstellung festlegen, ob ein Vertrag bei Nichtkündigung automatisch verlängert werden soll und wenn ja, um welchen Zeitraum. Diese Information wird systemseitig gespeichert und bei der Fristenüberwachung berücksichtigt. 

Wird ein Vertrag nicht rechtzeitig gekündigt, verlängert er sich automatisch um den von Ihnen definierten Zeitraum. orgaMAX berechnet den nächsten Kündigungsstichtag und erinnert Sie rechtzeitig daran. So vermeiden Sie teure Vertragsverlängerungen durch Versäumnisse. 

orgaMAX ERP bietet Ihnen die Möglichkeit, bestehende Verträge jederzeit zu bearbeiten und anzupassen. Jede Änderung wird in der Datenhistorie nachvollziehbar. 

In der Praxis bedeutet das: 

  • Sie können einzelne Felder (z. B. Laufzeiten oder Beträge) jederzeit ändern 

  • Bei Bedarf duplizieren Sie den Vertrag vor einer Änderung, um eine neue Fassung anzulegen 

  • Kündigungen oder besondere Absprachen lassen sich in Freitextfeldern oder Notizen dokumentieren 

Damit bleiben Sie auch bei Vertragsänderungen rechtlich und organisatorisch auf der sicheren Seite. 

orgaMAX ERP berechnet aus den Vertragsdaten automatisch den Kündigungsstichtag – also den letzten Tag, an dem Sie kündigen können, bevor sich der Vertrag verlängert. Sobald dieser Termin näher rückt, erhalten Sie eine Erinnerung. 

Sie können zusätzlich mit der internen Aufgabenverwaltung arbeiten, um Fristen mit Verantwortlichkeiten zu verknüpfen, beispielsweise für bestimmte Mitarbeitende oder Teams. Damit wird Fristenkontrolle zur Teamsache und niemand muss sich mehr allein auf seinen Kalender verlassen. 

Ja, das Vertragsmodul eignet sich nicht nur für klassische Laufzeitverträge, sondern auch für fortlaufende Leistungen ohne festes Enddatum, zum Beispiel für Serviceverträge oder Wartungsvereinbarungen. 

Dabei können Sie einfach auf ein Enddatum verzichten und Abrechnungsintervalle (monatlich, quartalsweise, jährlich etc.) definieren. Die automatische Rechnungserstellung läuft dann solange weiter, bis Sie den Vertrag aktiv beenden oder anpassen. 

Die Textbausteine in orgaMAX ERP sind äußerst flexibel. Sie können beliebig viele Bausteine erstellen, kategorisieren und jederzeit bearbeiten. So bauen Sie sich mit der Zeit ein eigenes Text-Toolkit für verschiedene Vertragstypen auf, z. B. Mietverträge, Servicevereinbarungen oder Nutzungsbedingungen. 

Einzelne Passagen lassen sich individuell kombinieren, sodass Sie nicht jedes Mal bei null anfangen müssen. Besonders praktisch: Platzhalter können genutzt werden, um automatisch Kundendaten oder Vertragsdetails einzufügen. Das spart zusätzlich Zeit und reduziert Fehlerquellen! 

Die Vertragsverwaltung ist ein kostenpflichtiges Add-on für orgaMAX ERP mit flexibler Preisgestaltung je nach Zahlungsweise. Bei jährlicher Zahlung zahlen Sie 360 € pro Jahr, was 30 € pro Monat entspricht. Wenn Sie sich für die monatliche Zahlung entscheiden, liegt der Preis bei 40 € pro Monat. 

Beide Varianten bieten Ihnen den vollen Funktionsumfang, inklusive Textbausteinen, automatischer Abrechnung, Fristenüberwachung und mehr. So wählen Sie das Modell, das am besten zu Ihrem Budget und Ihren Prozessen passt.