Die perfekte Kombi
für optimale Abläufe

Mit orgaMAX Dokumente vereinfachen Sie die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater und sorgen dafür, dass alles reibungslos läuft. Sie können wichtige Unterlagen schnell bereitstellen und Daten effizient austauschen.

Diese Funktionen erleichtern den Prozess:

• Steuerberater-Zugang: Ihr Steuerberater kann über einen eigenen Zugang direkt auf Ihre Belege zugreifen.
• Beleg-Export: Alle Belege – inklusive E-Rechnungen – lassen sich einfach exportieren und strukturiert bereitstellen.
• Übermittlung von Buchungssätzen: Buchungssätze (Fibu-Daten) können direkt übertragen werden, sodass Ihr Steuerberater nahtlos weiterarbeiten kann

​​​​​​​Mit orgaMAX Dokumente behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Daten und Prozesse, während Ihr Steuerberater optimal vorbereitet ist, um seine Arbeit effizient und fehlerfrei zu erledigen. Sie entscheiden, welche Informationen bereitgestellt werden und profitieren gleichzeitig von einer reibungslosen Übertragung aller relevanten Daten. So können Sie sicherstellen, dass Ihr Steuerberater genau das bekommt, was er benötigt, um Ihre Finanzen professionell und termingerecht zu bearbeiten – ohne zusätzlichen Aufwand für Sie.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software, die Unternehmen dabei unterstützt, elektronische Dokumente zentral zu erfassen, zu verwalten, zu speichern und effizient zu organisieren. Es hilft, papierbasierte Arbeitsprozesse zu digitalisieren und die Verwaltung von Dateien wie Rechnungen, Verträgen und viel mehr. Ein DMS sorgt für rechtssichere Archivierung und unterstützt die Einhaltung von Vorschriften wie der DSGVO. Moderne DMS-Lösungen bieten Funktionen wie das direkte Scannen und Ablegen von Dokumenten per App, eine intelligente Texterkennung zur schnellen Suche sowie effiziente Signierungsprozesse für digitale Unterschriften.

Manuelle Prozesse bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen sind nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig – sei es durch Vertippen, unklare Belege oder fehlende Zuordnungen. orgaMAX Dokumente bietet Ihnen eine smartere Lösung:

• Automatische Datenerfassung: Die integrierte OCR-Texterkennung  liest Rechnungsdaten automatisch aus und erfasst diese.

• Effiziente Weiterverarbeitung: Mit nur einem Klick können Sie Eingangsrechnungen anlegen, verbuchen und, falls gewünscht, direkt überweisen.

Dank Automatisierung sparen Sie nicht nur wertvolle Zeit, sondern vermeiden auch typische Fehler, die bei der manuellen Bearbeitung entstehen könnten. Gleichzeitig behalten Sie den Überblick über alle Rechnungen – effizient, digital und zuverlässig.

Eine unübersichtliche Dokumentenverwaltung kostet Zeit, Nerven und im schlimmsten Fall wertvolle Informationen. Mit orgaMAX Dokumente schaffen Sie eine klare Struktur und sorgen dafür, dass Sie jede Unterlage sofort finden – ganz ohne langes Suchen. Unsere intelligenten Funktionen erleichtern Ihnen den Arbeitsalltag spürbar:

• Intuitive Ordnerstruktur: Organisieren Sie Ihre Dokumente in einer übersichtlichen Ordnerstruktur, die Sie individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen können. So behalten Sie selbst bei großen Datenmengen den Überblick.
• Arbeiten mit Tags: Kategorisieren Sie Ihre Belege mit Tags (d. h. Stichwörter/Schlagwörter), um sie noch schneller zu filtern. Egal ob nach Kunden, Projekten oder Datum – mit wenigen Klicks haben Sie die passenden Dokumente zur Hand.
• Blitzschnelle Volltextsuche: Dank der leistungsstarken Volltextsuche finden Sie jedes Dokument in Sekundenschnelle. Selbst in umfangreichen Datenbeständen können Sie gezielt nach Schlagwörtern suchen und die gewünschten Unterlagen sofort abrufen.

Mit diesen Funktionen wird Ihre Dokumentenverwaltung nicht nur einfacher, sondern auch effizienter und flexibler. Sie sparen Zeit, vermeiden Chaos und arbeiten jederzeit gut organisiert.

Ja, orgaMAX Dokumente ist ideal für die Zusammenarbeit im Team! Sie können die Teamfunktion jederzeit hinzubuchen – für nur 10 € pro Monat und Teammitglied. Dadurch können mehrere Nutzer gleichzeitig an Dokumenten arbeiten, Aufgaben effizient verteilen und den Workflow optimieren.

Jedes Teammitglied erhält einen eigenen, passwortgeschützten Zugang, sodass sensible Daten sicher bleiben.

Die Anzahl der enthaltenen Startdokumente in Ihrem orgaMAX Dokumente-Paket variiert je nach gewählter Paketgröße:

• Paket S: 1.000 Startdokumente
• Paket M: 5.000 Startdokumente
• Paket L: 10.000 Startdokumente

Diese Startdokumente stehen Ihnen im ersten Monat ab Vertragsbeginn zur Verfügung und ermöglichen einen reibungslosen Einstieg in die digitale Dokumentenverwaltung.

Bei orgaMAX finden Sie den Vertrag, der zu Ihrem Business passt. Wählen Sie eines unserer drei Pakete in der jährlichen oder monatlichen Vertragslaufzeit:

• Paket S für Gründer & Soloselbstständige, 50 Dokumente pro Monat
• Paket M für kleine Teams & Betriebe, 250 Dokumente pro Monat
• Paket L für größere Teams & Mittelstand, 500 Dokumente pro Monat

Die Anzahl der Belege, die Sie monatlich verwalten können, richtet sich nach dem von Ihnen gewählten Paket:

• Paket S: 50 Belege pro Monat
• Paket M: 250 Belege pro Monat
• Paket L: 500 Belege pro Monat

Sollten Sie das Limit erreichen, ist das kein Problem – Sie können jederzeit ein individuelles Paket anfragen, das perfekt auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist. So bleiben Sie flexibel und können Ihre Dokumentenverwaltung optimal an Ihr Arbeitsvolumen anpassen.

Wenn Sie steuerlich relevante Unterlagen aufbewahren, sind Sie verpflichtet, sich auch an folgende Vorschrift zu halten: Die Dokumente müssen sicher, nachvollziehbar in ihrer ursprünglichen Form verwahrt werden. Nachträgliche Veränderungen sind verboten – auch das Übertragen und Aufbewahren der Daten in Dateien wie Word oder Excel.

_{Quelle: Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik}