Vorlage zum Rechnung schreiben mit Feldern für Firmen- und Kundendaten, Rechnungsnummer, Datum, Produkt- oder Dienstleistungsbeschreibungen, Preise, Mengen, Gesamtkosten und einem Fußbereich für zusätzliche Informationen.

Rechnung schreiben? Aber bitte professionell und rechtskonform!

Ohne Rechnungen kein Einkommen – das Schreiben von Rechnungen ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens, unabhängig von Größe oder Branche. Sie müssen korrekt und fristgerecht sein, um den Cashflow zu sichern und Zahlungsausfälle zu vermeiden. Fehlerhafte Rechnungen können hingegen rechtliche Folgen wie steuerliche Nachteile und Bußgelder nach sich ziehen.

Keine Sorge: Bei uns erhalten Sie alle wichtigen Informationen und Tipps zum Thema Rechnungen, von den notwendigen Pflichtangaben bis hin zu hilfreichen Vorlagen und Tools.

Jetzt Rechnung schreiben

1. Welche Pflichtangaben müssen rein?

Damit eine Rechnung gültig ist und steuerliche Ansprüche geltend gemacht werden können, muss sie bestimmte Pflichtangaben enthalten. Welche das sind, schreibt das deutsche Umsatzsteuergesetz (UStG) vor. Demnach muss eine Rechnung folgende Angaben enthalten:

1) Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers (Unternehmen)
2) Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Kunde)
3) Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers (letztere ist notwendig, wenn die Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern erbracht werden)
4) Rechnungsnummer
5) Rechnungsdatum
6) Menge und Art der Waren bzw. Dienstleistungen
7) Liefer- und Leistungsdatum
8) Rabatte (sofern gewährt)
9) Zahlungsziel und Zahlungsvereinbarungen
10) Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag
11) Netto und Bruttobetrag der Rechnung (Kleinunternehmer unterliegen Sonderregelungen)

Sie wollen weiterführende Informationen zu den Pflichtangaben in Rechnungen inklusive Beispiel und Sonderregelungen? Schauen Sie auf unserem Blog vorbei.

Zusätzlich zu den Pflichtangaben sind die GoBD zu beachten.

GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Diese werden vom Bundesministerium der Finanzen festgelegt und regeln die Anforderungen an die ordnungsgemäße Buchführung und Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen in Deutschland. Was heißt das genau für die Rechnungen, die Sie schreiben?

Vollständige und richtige Erfassung

Jede Rechnung muss vollständig und korrekt erfasst werden, um die Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß abzubilden.

Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit

Änderungen an Rechnungen müssen nachvollziehbar dokumentiert und die Historie unveränderbar sein, um Integrität und Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten.

Sichere Aufbewahrung

Rechnungen müssen für zehn Jahre ordnungsgemäß und sicher aufbewahrt werden sowie bei Bedarf abrufbar zu sein.

Durch die Einhaltung der Pflichtangaben und der GoBD sorgen Sie dafür, dass Ihre Rechnungen korrekt und rechtskonform sind.

1.1 Sonderfall: Rechnung schreiben als Kleinunternehmer

Kleinunternehmer genießen in Deutschland steuerliche Erleichterungen, da sie keine Umsatzsteuer ausweisen müssen. Das hat Auswirkungen auf das Schreiben von Rechnungen:
Auch Rechnungen von Kleinunternehmern müssen alle Pflichtangaben enthalten, jedoch wird der Umsatzsteuerbetrag nicht ausgewiesen. Der Nettobetrag (Entgelt) ohne Angabe des Bruttobetrags genügt. Dafür muss jede Rechnung den Hinweis enthalten, dass gemäß §19 UStG keine Umsatzsteuer berechnet wird.

Sie sind Kleinunternehmer? Wir stellen Ihnen ausführliche Informationen sowie eine Musterrechnung zur Verfügung.

2. Vorlagen nutzen

Das Schreiben von Rechnungen kann mühsam und zeitaufwendig sein – muss es aber nicht. Rechnungsvorlagen sind eine kurzfristige Hilfe, um Ihnen den Prozess der Rechnungserstellung zu vereinfachen. Dabei gibt es verschiedene Arten von Vorlagen, die sich in ihrer Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit unterscheiden:

Word-Vorlagen:
Einfach zu bearbeiten, jedoch ohne automatische Funktionen wie die Berechnung von Summen oder die Generierung von Rechnungsnummern.

Excel-Vorlagen:
Bieten erweiterte Funktionen wie automatische Berechnungen und Formeln, erfordern jedoch viele manuelle Anpassungen, was eine große Fehlerquelle darstellt.

PDF-Vorlagen:
Ermöglichen ein unveränderliches und professionelles Erscheinungsbild, erfordern jedoch spezielle Programme zur Erstellung und bieten enthalten Automatisierungsfunktionen.

Eine Grafik, die zeigt, wie eine Rechnung mit Excel und Word erstellt wird. Im Vordergrund befinden sich Symbole für Excel und Word, die auf die Nutzung dieser Programme zur Erstellung von Rechnungen hinweisen. Die Grafik illustriert die Möglichkeit, Rechnungen in diesen gängigen Text- und Tabellenverarbeitungsprogrammen zu verfassen.

Animation, die verschiedene Beispielrechnungen in unterschiedlichem Layout zeigt. Unten rechts ist ein Siegel eingeblendet, in welchem steht: GoBD optimiert.

3. Den Durchblick behalten: Verschiedene Rechnungsarten

Eingangsrechnungen:

Eingangsrechnungen erhalten Sie von Lieferanten oder Dienstleistern. Sie müssen sorgfältig geprüft und in der Buchhaltung erfasst werden, um die Ausgaben des Unternehmens nachzuvollziehen und die Zahlung fristgerecht zu leisten.

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Ausgangsrechnungen:

Ausgangsrechnungen stellen Sie an Kunden oder Auftraggeber. Sie sind also die Grundlage für Ihre Einnahmen. Ausgangsrechnungen müssen alle Pflichtangaben enthalten, um rechtskonform und gültig zu sein.

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Abschlagsrechnung:

Eine Abschlagsrechnung kommt zum Einsatz, wenn ein Projekt oder eine Dienstleistungin mehreren Teilleistungen erbrachtwird. Sie ermöglicht es, Teilbeträge vor Abschluss des Gesamtprojekts abzurechnen. Das kann wichtig sein, um Ihre Liquidität während des Projektverlaufs zu gewährleisten. Beim Schreiben von Abschlagsrechnungen ist darauf zu achten, dass die bereits erbrachten Leistungen sowie die dafür anfallenden Kosten detailliert aufgelistet werden.

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Schlussrechnung:

Die Schlussrechnung ist die abschließende Rechnung, die Sie schreiben, um das Projekt vollständig abzurechnen. Sie fasst alle erbrachten Leistungen sowie die bereits durch Abschlagsrechnungen abgerechneten Beträge zusammen. Sie enthält den Gesamtbetrag, abzüglich der bereits gezahlten Teilbeträge, und weist den noch offenen Restbetrag aus.

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Gutschrift:

Eine Gutschrift ist eine korrigierte Rechnung, die vom Leistungsempfänger oder -erbringer ausgestellt wird, um einen Fehler in einer vorherigen Rechnung zu berichtigen. Sie dokumentiert den ursprünglichen Fehler und weist den korrigierten Betrag aus, wodurch die ursprüngliche Rechnung teilweise oder vollständig storniertwird. Gutschriften sind in der Buchhaltung zu erfassen, um die Korrektur ordnungsgemäß zu dokumentieren und die Finanzdaten zu aktualisieren.

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Pro-forma-Rechnung:

Die Pro-forma-Rechnung dient hauptsächlich zuInformations- oder Dokumentationszwecken, beispielsweise bei internationalen Warenlieferungen. Sie stellt keine Zahlungsaufforderungdar, sondern gibt lediglich einen Überblick über die Lieferung oder Leistung und die damit verbundenen Kosten. Dies kann beim Rechnung schreiben nützlich sein, um dem Empfänger eine Vorabinformation zu geben.

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Stornorechnung:

Während mit einer Gutschrift nur spezifische Teile einer bestehenden Rechnung korrigiert werden, hebt eine Stornorechnung eine fehlerhafte Rechnung vollständig auf und weist somit eine Gutschrift in Höhe des ursprünglich berechneten Betrags aus. Anschließend wird in der Regel eine korrigierte Rechnung erstellt und versendet.

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Sammelrechnung:

Sammelrechnungen fassen mehrere Einzelleistungen oder Lieferungen über einen bestimmten Zeitraum in einer einzigen Rechnung zusammen. Dies ist besonders praktisch, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und die Buchhaltung zu vereinfachen.

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Es ist entscheidend, die richtige Art der Rechnung für die jeweilige Situationzu wählen, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen und den Überblick über finanzielle Transaktionen zu behalten.

4. Bald Pflicht:
E-Rechnungen empfangen und schreiben

Das Wachstumschancengesetz verpflichtet künftig B2B-Unternehmen zur Nutzung von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen). Hier die wichtigsten Fakten im Überblick:

Was?
Einführung eines standardisierten Formats für das elektronische Versenden und Empfangen von Rechnungen.
Wer?
Alle B2B-Unternehmen, sofern sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland ansässig sind.
Warum?
Steigerung der Effizienz und Transparenz im Rechnungswesen sowie Betrugsprävention.
Wann?
Ab dem 1. Januar 2025.

Rechnungen, die ausgedruckt und per Post verschickt werden, gehören damit der Vergangenheit an.

Doch aufgepasst: Nicht jede Rechnung, die elektronisch via Mail versendet wird, ist eine E-Rechnung!

Im Gegensatz zu Formaten wie Word-, Excel- oder PDF-Dateien werden E-Rechnungen im XML-Format erstellt. Das XML-Format ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz, der von Rechnungsprogrammen automatisch verarbeitet werden kann. Der XML-Datensatz kann zudem in einem PDF eingebettet sein, was als ZUGFeRD-Formatbezeichnet wird. Dieses hybride Format kombiniert die Vorteile von XML und PDF, indem es sowohl die maschinelle Verarbeitung als auch die Lesbarkeit für Menschen ermöglicht.

Erfahren Sie mehr über die kommende Pflicht zur E-Rechnung und wie Sie sich darauf vorbereiten können

Weiterlesen: E-Rechnung

5. Unschlagbar: Einfach Rechnungen schreiben mit Rechnungsprogrammen

Je mehr Rechnungen Sie schreiben, desto mehr Zeit kostet Sie das. Zeit, die Sie eigentlich in wichtigere Dinge, wie das Vorantreiben Ihres Geschäfts, investieren könnten. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, Rechnungen nicht manuell via Word oder Excel zu erstellen, sondern auf ein Rechnungsprogramm wie orgaMAX umzusteigen.

Neben der Zeitersparnis bietet das Erstellen von Rechnungen mit orgaMAX zahlreiche weitere Vorteile:

Rechtssicherheit:
Alle gesetzlichen Anforderungen und Pflichtangaben werden automatisch erfüllt. Das ist besonders wichtig im Hinblick auf die kommende Pflicht zur E-Rechnung ab 2025!
Professionelles Erscheinungsbild:
Rechnungen können individuell und ansprechend im Corporate Design Ihres Unternehmens gestaltet werden. Das hinterlässt bei Ihren Kunden einen positiven Eindruck!
Effiziente Verwaltung:
Welche Rechnungen sind noch offen, welche bezahlt? Im Rechnungsprogramm haben Sie alles stets im Blick – und das in Echtzeit.
Gut zu wissen: Werden Zahlungen nicht geleistet, greift das automatische Mahnwesen.

Wer auf ein Rechnungsprogramm wie orgaMAX setzt, macht sich das Schreiben von Rechnungen einfach, reduziert Fehlerquellen, spart Zeit und langfristig auch Kosten.

Unsere Empfehlung daher: Investieren Sie in eine hochwertige Softwarelösung, um Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und den Anforderungen der modernen Geschäftswelt gerecht zu werden.

Sie wollen mehr über das orgaMAX Rechnungsprogramm erfahren?

FAQ

Wann nach der Gewerbeanmeldung muss ich eine Rechnungen ausstellen?

Nach der Gewerbeanmeldung müssen Sie eine Rechnung schreiben, sobald Sie die erste Leistung erbracht oder Ware verkauft haben. Dabei sollten Sie sicherstellen, dass alle Pflichtangaben enthalten sind. Die erste Rechnung sollten Sie also schreiben:

Direkt nach der ersten Lieferung oder erbrachten Dienstleistung
Unabhängig davon, ob Sie als Kleinunternehmer arbeiten oder nicht
Spätestens nach Ablauf der vereinbarten Zahlungsfrist mit dem Kunden

Das rechtzeitige Schreiben von Rechnungen ist wichtig, um den Zahlungsfluss in Gangzu halten.

Was muss ich dabei beachten?

Das wichtigste beim Rechnung schreiben ist sicherzustellen, dass Sie alle rechtlich vorgeschriebenen Pflichtangaben berücksichtigt haben, damit die Rechnung vom Finanzamt akzeptiert wird.

Darüber hinaus sind die Fristen für die Rechnungsstellung einzuhalten. Es gibt zwar keine gesetzliche allgemeingültige Frist für die Rechnungsstellung, jedoch sollten Rechnungen möglichst zeitnah nach der Leistungserbringung oder Lieferung erstellt werden.

Auch sind Sie dafür verantwortlich zu gewährleisten, dass die Rechnung GoBD-konform ist. Das bedeutet, dass Rechnungen 10 Jahre lang aufbewahrt werden müssen und nachvollziehbar sowie unveränderbar sein müssen, insbesondere bei elektronischen Rechnungen. Eine GoBD-konforme Aufbewahrung ist entscheidend, um Probleme bei Prüfungen durch das Finanzamt zu vermeiden.

Ab wann muss ich als Kleingewerbe eine Rechnung schreiben?

Als Kleingewerbetreibender sind Sie verpflichtet, eine Rechnung zu schreiben, sobald Sie eine Leistung oder ein Produkt verkaufen. Das gilt sowohl für Unternehmen als auch für Privatkunden. Die wichtigsten Zeitpunkte, ab denen Sie eine Rechnung schreiben müssen:

Sobald ein Geschäft abgeschlossen ist (nach Lieferung oder Leistungserbringung)
Wenn der Betrag über 250 Euro liegt (unter 250 Euro reicht eine sogenannte Kleinbetragsrechnung)
Auf Verlangen des Kunden, auch bei geringeren Beträgen

Selbst im Kleingewerbe gelten die allgemeinen Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes, was bedeutet, dass eine Rechnung Pflicht ist.

Alle Informationen zur Kleinunternehmer-Rechnung im Speziellen haben wir für Sie gesondert zusammengestellt.
Mehr erfahren

Was ist, wenn die Steuernummer noch nicht vorliegt?

Sollten Sie nach der Gewerbeanmeldung Ihre Steuernummer noch nicht erhalten haben, können Sie dennoch eine Rechnung erstellen. Allerdings gibt es dabei einige Punkte zu beachten:

Geben Sie auf der Rechnung an, dass Ihre Steuernummer „noch nicht vergeben“ wurde.
Verwenden Sie vorläufig eine andere eindeutige Kennung, wie Ihre Gewerbeanmeldungsnummer.
Sobald die Steuernummer vorliegt, stellen Sie sicher, dass zukünftige Rechnungen diese enthalten.

Es ist wichtig, dass Sie dennoch alle anderen Pflichtangaben auf der Rechnung aufführen, um keine Verzögerungen beim Finanzamt zu riskieren.

Welches Programm ist für mich am besten geeignet?

Die Wahl des richtigen Rechnungsprogramms hängt von Ihren individuellen Bedürfnissen ab. Hier sind einige Fragen, die Sie sich stellen sollten, um das passende Rechnungsprogramm zu finden:

Wie viele Rechnungen muss ich pro Monat schreiben?
Benötige ich zusätzliche Funktionen wie Kundenverwaltung oder Mahnwesen?
Arbeite ich mit internationalem Geschäft, wo mehrsprachige Rechnungen nötig sind?

Wenn Sie eine einfache, aber leistungsstarke Lösung suchen, empfehlen wir Ihnen das Rechnungsprogramm orgaMAX Buchhaltung. Es bietet:

Intuitive Bedienung
Einfaches Rechnung schreiben mit individualisierbaren Vorlagen
Viele automatisierte Funktionen, z. B. beim Zahlungsabgleich und Mahnwesen
Einen Überblick über Ihre Finanzen
Flexibilität bei der Integration von weiteren Buchhaltungsfunktionen

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Was kostet eine Software wie orgaMAX?

Bei orgaMAX erhalten Sie ein Rechnungsprogramm, das auf die Bedürfnisse wachsenden Unternehmen zugeschnitten ist. Denn ein großer Vorteil von orgaMAX ist die flexible Erweiterbarkeit, sodass Sie nur für die Funktionen zahlen, die Sie tatsächlich nutzen. Weitere Informationen zu unseren Paketen und Preisen finden Sie auf dieser Seite: https://www.orgamax.de/orgamax-buchhaltung/preise/