Business, aber richtig – In 7 Tagen zur soliden Buchhaltung
Kommt Ihnen dieser Gedanke bekannt vor? Damit sind Sie nicht allein – viele GründerInnen und Selbstständige starten mit dem Gefühl, dass Buchhaltung vor allem lästig, kompliziert und irgendwie nicht ihr Thema ist.
Aber: Wer die Grundlagen versteht, hat nicht nur weniger Stress, sondern trifft auch bessere Entscheidungen. Denn Buchhaltung heißt nicht, sich durch Paragrafen zu quälen – sondern zu wissen, was wichtig ist, worauf man achten muss und wie man mit den richtigen Tools viel einfacher vorankommt.
Genau dabei hilft Ihnen dieser Kurs! Schritt für Schritt erfahren Sie, worauf es ankommt, damit Sie Ihre Finanzen im Griff haben und sich ganz auf Ihr Business konzentrieren können.
Heute starten wir mit den Basics: Wichtige Begriffe, die Ihnen immer wieder begegnen, und die richtige Rechnungsstellung. Denn in der Selbstständigkeit ist es essenziell, den Überblick über Einnahmen und Ausgaben zu behalten und rechtliche Vorgaben einzuhalten. Wer gut informiert ist, kann viele typische Fehler vermeiden – und genau das werden Sie in den nächsten Tagen lernen.
Willkommen zum 1. Tag Ihres Buchhaltungskurses!
Heutiger Kursinhalt:
So geht es in den nächsten Tagen weiter:
Tag 2:
E-Rechnung
Tag 3:
Einnahmen & Ausgaben
Tag 4:
Steuern – die Basics
Tag 5:
Buchhaltungssoftware
Tag 6:
Vorbereitung für den Steuerberater
Tag 7:
Digitale Buchhaltung & Dokumenten-management
Die wichtigsten Buchhaltungsbegriffe – kurz erklärt
Bevor es ins Detail geht, ist es hilfreich, einige grundlegende Begriffe zu verstehen. Wir haben die wichtigsten für Sie zusammengestellt:
Wir erklären Ihnen hier die wichtigsten Begriffe, die Ihnen in der Buchhaltung immer wieder begegnen werden – kompakt und verständlich. Wenn Sie bei einzelnen Themen tiefer einsteigen möchten, finden Sie ergänzend passende Links zum Weiterlesen.
Im Laufe des Kurses werden wir Ihnen weitere wichtige Fachbegriffe erklären, sobald sie relevant werden.
Umsatzsteuer:
Eine Steuer, die auf Verkäufe erhoben wird und an das Finanzamt abgeführt werden muss. (Mehr dazu auf unserem Blog und an Tag 4)
Einnahmenüberschussrechnung (EÜR):
Die einfache Form der Gewinnermittlung für kleine Unternehmen und Freiberufler, bei der nur Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt werden. (Lesen Sie den ausführlichen Lexikonbeitrag zum Thema)
Betriebsausgaben:
Kosten, die für das Unternehmen anfallen und steuerlich absetzbar sind (z. B. Büromaterial, Miete, Software).
Umsatz:
Der gesamte Betrag, den ein Unternehmen durch Verkäufe oder Dienstleistungen einnimmt – noch ohne Abzug von Kosten oder Steuern.
Gewinn:
Der Betrag, der nach Abzug aller Kosten vom Umsatz übrig bleibt.
Vorsteuer:
Die Umsatzsteuer, die Unternehmen beim Einkauf von Waren oder Dienstleistungen zahlen und unter bestimmten Voraussetzungen vom Finanzamt zurückerstattet bekommen können.
Debitoren:
Kunden, die eine Rechnung erhalten haben, aber noch nicht bezahlt haben. Die offenen Beträge sind Forderungen.
Kreditoren:
Lieferanten oder Dienstleister, denen das Unternehmen noch Geld schuldet. Die offenen Beträge sind Verbindlichkeiten.
Skonto:
Ein Preisnachlass, den ein Kunde erhält, wenn er die Rechnung innerhalb einer bestimmten Frist bezahlt.
Mahnstufen:
Verschiedene Eskalationsstufen, mit denen offene Rechnungen angemahnt werden können.
Offene Posten-Liste:
Eine Übersicht aller noch nicht bezahlten Rechnungen (sowohl Forderungen als auch Verbindlichkeiten).
Aktiva:
Die Vermögenswerte eines Unternehmens, z. B. Bankguthaben, Maschinen oder Forderungen.
Passiva:
Die Herkunft des Kapitals eines Unternehmens, also Eigenkapital und Schulden (Verbindlichkeiten).
Aufwand:
Alle betrieblichen Kosten eines Unternehmens, z. B. Miete, Gehälter oder Materialkosten.
Ertrag:
Alle Einnahmen eines Unternehmens, die aus dem Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen resultieren.
Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA):
Die regelmäßige Meldung der vereinnahmten und gezahlten Umsatzsteuer an das Finanzamt. Je nach Umsatz muss sie monatlich, vierteljährlich oder jährlich abgegeben werden. (Mehr dazu im Lexikonbeitrag)
Eingangsrechnung:
Eine Rechnung, die ein Unternehmen von einem Lieferanten erhält und begleichen muss. (Mehr dazu im Lexikonbeitrag)
Ausgangsrechnung:
Eine Rechnung, die ein Unternehmen an einen Kunden stellt und als Einnahme verbucht. (Mehr dazu im Lexikonbeitrag)
Welche Angaben gehören in eine Rechnung?
Das Schreiben von Rechnungen gehört zu den wichtigsten Aufgaben in der Selbstständigkeit – schließlich sorgen sie dafür, dass Sie für Ihre erbrachten Leistungen bezahlt werden und Ihr Unternehmen liquide bleibt. Doch eine fehlerhafte Rechnung kann schnell zu Zahlungsverzögerungen, Rückfragen oder sogar Problemen mit dem Finanzamt führen. Damit Sie reibungslos bezahlt werden, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Rechnungen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
Vorsicht bei Rechnungen mit Word oder Excel
Gerade zu Beginn der Selbstständigkeit greifen viele zu Word- oder Excel-Vorlagen, um Rechnungen zu schreiben. Das wirkt erstmal einfach – bringt aber einige Risiken mit sich, die oft unterschätzt werden:
- Wichtige Angaben werden leicht vergessen – und die Rechnung ist dann ungültig
- Rechnungsnummern doppelt zu vergeben passiert schnell – das darf aber nicht sein
- Rechnungen können im Nachhinein verändert werden, ohne dass man es merkt – das ist nicht erlaubt
- Die Ablage ist oft unübersichtlich, und man findet alte Rechnungen nicht mehr zuverlässig
- Wenn das Finanzamt nachfragt, wird es schwierig, alles korrekt nachzuweisen
Mehr zu den Vor- und Nachteilen von Rechnungsvorlagen in Word, Excel & Co. lesen Sie zudem auf unserer Website.
💡Unser Tipp: Sparen Sie sich Zeit, Stress und Unsicherheiten – mit einer Rechnungssoftware, die automatisch dafür sorgt, dass alle Vorgaben eingehalten werden und Ihre Unterlagen gut organisiert sind.
Grundsätzlich gilt: Damit eine Rechnung rechtssicher ist, muss sie bestimmte Pflichtangaben enthalten, die in § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) festgelegt sind. Fehlen wichtige Angaben, kann das unangenehme Konsequenzen haben:
Was passiert, wenn eine Rechnung fehlerhaft ist?
- Zahlungsverzögerungen: Kunden könnten die Rechnung zurückweisen und eine Korrektur verlangen, bevor sie zahlen.
- Probleme mit dem Finanzamt: Bei einer fehlerhaften Rechnung kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern oder eine nachträgliche Korrektur fordern.
- Rechtliche Risiken: In einigen Fällen kann eine fehlerhafte Rechnung sogar eine Ordnungswidrigkeit darstellen.
Damit Sie auf der sicheren Seite sind, sollten Sie die Pflichtangaben stets prüfen. Damit Sie keine vergessen, haben wir für Sie eine Checkliste zusammengestellt:
Ordnung muss sein – ein professioneller Auftritt auch
Eine Rechnung sollte nicht nur alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch professionell wirken. Ein durchdachtes Layout sorgt dafür, dass Ihre Rechnungen auf den ersten Blick verständlich sind und einen seriösen Eindruck hinterlassen.
Darauf sollten Sie achten:
- Firmenlogo einbinden: Ihr Logo macht die Rechnung direkt erkennbar und stärkt Ihre Markenpräsenz.
- Corporate Design nutzen: Einheitliche Farben, Schriftarten und ein klarer Aufbau sorgen für eine professionelle Erscheinung.
- Klare Struktur: Alle Pflichtangaben sollten logisch angeordnet und leicht erfassbar sein.
💡Tipp: Mit orgaMAX Buchhaltung erstellen Sie professionelle Rechnungen automatisch mit allen Pflichtangaben und in Ihrem individuellen Design – inklusive Logo und vordefinierten Layouts.
Die Kleinunternehmerregelung: Wann sie gilt und was sie bedeutet
Für KleinunternehmerInnen gelten besondere Regelungen bei der Rechnungsstellung. Während die meisten Unternehmen die Umsatzsteuer separat ausweisen müssen, entfällt diese Pflicht für KleinunternehmerInnen gemäß § 19 UStG. Stattdessen muss auf der Rechnung ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung stehen.
Doch unter welchen Bedingungen kann man die Kleinunternehmerregelung beanspruchen?
Das erklären wir im Video:
Sie wollen mehr über die Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung erfahren?
Dann lesen Sie gerne diesen ausführlichen Beitrag zum Thema:
Sie sind sich nicht sicher, ob die Regelung für Sie infrage kommt?
Machen Sie den Test:
So sorgen Sie für pünktliche Zahlungseingänge
Liquidität ist das Rückgrat jedes Unternehmens. Wenn Rechnungen lange unbezahlt bleiben, kann das zu finanziellen Engpässen führen – insbesondere für Solo-Selbstständige und kleine Unternehmen. Fixkosten wie Miete, Versicherungen oder Material müssen trotzdem gedeckt werden, während das Geld für erbrachte Leistungen noch aussteht. Ein schneller Zahlungsfluss sorgt dafür, dass Sie:
- Ihre laufenden Kosten problemlos decken können – ohne auf private Rücklagen zurückgreifen zu müssen.
- Ihr Unternehmen weiterentwickeln und investieren können, statt auf offene Beträge zu warten.
- Zeit sparen, weil Sie sich nicht mit Mahnungen und Zahlungserinnerungen beschäftigen müssen.
Doch wie stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen schnell beglichen werden?
In unserem Video haben wir 5 Tipps für Sie:
Eine durchdachte Rechnungsstellung spart Zeit, wirkt professionell und sorgt für einen reibungslosen Zahlungsfluss.
Wenn Sie die Grundlagen beherrschen, legen Sie die Basis für eine Buchhaltung, die mit Ihrem Unternehmen mitwächst – klar, strukturiert und verlässlich.
Genug gepaukt – jetzt wird ausprobiert!
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Testen Sie Ihr Wissen!
Zum Abschluss dieses Moduls können Sie Ihr neu gewonnenes Wissen direkt testen. Der kurze Selbsttest hilft Ihnen dabei, die wichtigsten Punkte zu wiederholen und sicherzustellen, dass Sie bestens vorbereitet sind. Viel Erfolg!
Morgen geht’s weiter!
Morgen erfahren Sie, warum E-Rechnungen die Zukunft der Buchhaltung sind und welche Vorteile sie Ihnen bringen.
Wir zeigen Ihnen, was Sie bei der Umstellung beachten müssen und wie Sie E-Rechnungen effizient in Ihren Arbeitsalltag integrieren.
Wichtiger Hinweis
Die Inhalte dieses Kurses dienen ausschließlich der allgemeinen Information und Wissensvermittlung. Sie stellen keine steuerliche oder rechtliche Beratung dar. Trotz sorgfältiger Prüfung übernehmen wir keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der bereitgestellten Informationen. Für eine verbindliche Auskunft wenden Sie sich bitte an Ihre SteuerberaterIn oder RechtsanwältIn.
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