Mit orgaMAX ERP kein Problem!
E-Rechnungen einfach erstellen, versenden und verarbeiten.
Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung der verbindliche Standard im B2B-Bereich. Sie basiert auf der EU-Norm EN 16931 und nutzt das XML-Format, damit Rechnungen automatisch verarbeitet werden können.
Aktuell gilt die Pflicht für den Empfang, ab 2027 folgt die Ausstellungspflicht – und ab 2028 betrifft sie fast alle Unternehmen.
Die E-Rechnungspflicht betrifft alle im Inland ansässige Unternehmen, die Rechnungen an andere inländische Unternehmen stellen und / oder Rechnungen von inländischen Unternehmen erhalten.
Klingt sperrig, bedeutet aber nichts anderes, als dass Sitz, Geschäftsleitung oder am betreffenden Umsatz beteiligte Betriebsstätte sich im Inland, also in unserem Fall in Deutschland, befindet.
Elektronische Rechnungen …
B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Mit Zustimmung des Empfängers sind Papier- und PDF-Rechnungen weiterhin möglich. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € bleibt die Papierform zulässig.
Papier- und PDF-Rechnungen dürfen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers nur versendet werden, wenn der Vorjahresumsatz des Rechnungsstellers weniger als 800.000 € beträgt.
Alle B2B-Unternehmen sind verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen, auch für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €.
Ja, grundsätzlich erfüllen sowohl XRechnungen als auch das ZUGFeRD-Format die Anforderungen einer E-Rechnung.
Zu beachten ist, dass das ZUGFeRD-Format eine hybride Variante aus einem PDF-Dokument und einer XML-Datei darstellt. Hier soll künftig der strukturierte Teil maßgebend sein. Aktuell ist noch die Bilddatei der führende Teil, dieses Verhältnis wird mit Einführung der E-Rechnung jedoch umgekehrt.
Nein, ein PDF ist keine E-Rechnung. Zwar wird ein PDF digital erstellt, aber es enthält keine maschinenlesbaren und strukturierten Daten im XML-Format. Deshalb können PDF-Rechnungen nicht automatisch weiterverarbeitet werden und erfüllen somit nicht die Anforderungen der EN 16931 für E-Rechnungen.
Nein, denn Office-Programme erzeugen Dokumente, die nicht den Anforderungen für maschinenlesbare, strukturierte Daten im XML-Format entsprechen. Es empfiehlt sich daher, ein geeignetes Rechnungsprogramm wie orgaMAX Buchhaltung oder orgaMAX EPR zu verwenden.
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Datenformat für elektronische Rechnungen. Es ermöglicht den Austausch von Rechnungen im PDF-Format, die zusätzlich strukturierte maschinenlesbare Daten im XML-Format enthalten. Es kann sowohl von Maschinen als auch von Menschen gelesen werden.
XRechnung ist ein standardisiertes XML-Datenformat für elektronische Rechnungen, das speziell für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) in Deutschland entwickelt wurde. Es erfüllt die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931. Es ist nur von Maschinen bzw. spezieller Rechnungssoftware lesbar.
E-Rechnungen müssen genauso lange aufbewahrt werden wie herkömmliche Papier- oder PDF-Rechnungen. Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen beträgt 10 Jahre.
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